Kada se organizuje neki poslovni događaj treba da znate da je vrlo važan odgovarući proctor. Odgovarajući proctor može se odnositi na neki luksuzni restoran, iznajmljena sala, multifunkcionalni proctor, klubovi ili kafići i tome slično ali ipak postoje neke stvari koji utiču na to da bi ste doneli ispravnu odluku gde ćete da organizujete vaš događaj.
Tip objekta i njegova lokacija
Lokacija je uvek bila jedna od presudnih faktora jer je usko vezana sa dostupnim javnim prevozom ili automobilom. Važno je i da na toj lokaciji postoji dovoljni broj parking mesta. Vaši gosti biće zadovoljni ukoliko neće imati problema gde da parkiraju. S druge strane važno je i kakav će objekat da odaberete. Nek to bude prilagođeno na vrsti vašeg događaja. Primer radi, ukoliko želite da organizujete neki poslovni skup, preporučujemo da odaberete konferencijski centar.
Kapacitet odabranog objekta
Kada organizujete događaj važno je da imate neku objektivnu procenu o broju očekivanih gosti. Sam kapacitet objekta trebalo bi da odgovara na vašem broju gostiju koji bi trebalo da dođe a s druge strane da prostor ne bude veliki ili mali da bih se taj broj ne uklopio. Kada se broj gostiju ne uklapa sa prostorom to ostavlja loš utisak. Takav je slučaju koliko sala ostane poluprazna.
Kaka vdogađaj organizujete?
Dali planirate da organizujete konferenciju, neki seminar, radionicu? Vrlo je važno kakve ćete postavke da organizujete. Ukoliko organizujete neku izložbu, trebaće vam štafelaji, ako je neka tribina trebaće vam više stolova za gostiju, takođe ako se radi o prikazivanje nekog filma i sl. Prostor gde ćete organizovati vaš događaj mora da bude opremljen svim nameštajem i inventarom da bi cilj bila efikasno postignuta.
Koliko je keteringzaistavažan?
Kada organizujete vaš prostor za neki događaj dobro bi bilo da proverite dali taj restoran, hotel, kafić ili klub nude usluge keteringa. Ukoliko očekujete goste za kojih znate da su pod posebnim režimom ishrane dobro bi bilo da i sami organizujete ketering. Proverite dali prostor ima mesto za odlaganje i čuvanje hrane pod odgovarajućim uslovima.
Tehnička opremljenost prostora
Ako vaša organizacija vašeg događaja zahteva specifičnu opremu onda to organizujte na vreme sa osobljem koje radi u taj objektat. Elitni restorani i klubovi nemaju taj problem ali zato na ostalim mestima preporučuje se angažovanje eksterne firme koji iznamljuju projektore, zvučnike i tome slično. Ponekad se javlja potreba da se postavi bina u prostoru u kojem organizujete događaj. To dopunski opteređuje prostor tako da vodite računa za celokupnu scenografiju, postavku režije ili eventualno instrumente.
Tehnička podrška
Pored vašeg angažmana od velike koristi bi bilo da je u blizini i tehničko lice za rešavanje bilo kakvih problema koje mogu da se pojave u toku događaja. Kada pominjemo probleme mislimo na neke nepredviđene situacije sa osvetlenjem, zvukom, menadžiranje osobljem koje tamo radi i sl.
Adaptacija prostora
Adaptacija prostora podrazumeva prilagođavanje postavke prema potrebi. Prostor koji dozvoljava prilagodljivost uvek ima prednost pri izboru. Zadovoljavanje različitih zahteva poboljšava efikasnost i udobnost u toku događaja. U procesu prilagođavanja od koristi bi bilo ukoliko postoje i pokretna vrata, zidovi, među katovi i slično. Sve je to deo estetike a i funkcionalnosti.
Atmosfera u odgovarajućem prostoru
U pored svega što smo pomenuli, atmosfera je jagodinca na šlagu, odnosno tehnika, organizacija osoblja, raspored postavki trebalo bi da čine jednu celinu koja će gostima omogućiti da se prijatno osećaju.
